Defter Beyan Sistemi Nedir? Nasıl Başvuru Yapılır?

Defter tutması konusunda yasal zorunluluk getirilen mükelleflerin, yine bu defterleri elektronik ortam aracılığıyla tutup sakladığı web servisine “Defter Beyan Sistemi” adı verilir. Bu sistemde mükellefler defterlerini, vergi beyannamelerini, bildirim ve dilekçelerini de oluşturabilir, iletebilir veya saklayabilir. 

GİB (Gelir İdaresi Başkanlığı) kaydı olan mükellefler için kolaylıkla belge kaydı yapmak, Defter Beyan Sistemi basit usul uygulamalarıyla mümkündür. Bu sistem yalnızca defter kayıt ve saklama ihtiyaçları için değil, tüm vergi beyannameleri, serbest meslek makbuzları, gelir – gider kayıtları için de depolama ve veri toplama alanı olarak kullanılabilir. 

Defter Beyan Sistemi Nedir?  

Dijital gelişim ve dönüşümlerin her alanda olduğu gibi muhasebe kayıt ve yönetimine de yansımaları olmaktadır. Şirket ve işletme yönetimleri için e-dönüşüm kapsamında kayıt tutmak, beyanda bulunmak ve işlem takibi yapmak pek çok kolaylığı da beraberinde getirmiştir. Bu gelişmeler arasında en işlevsel uygulamalardan biri Defter Beyan Sistemidir. Yüksek rekabet ortamında varlığını büyüyerek sürdürmek isteyen şirketlerin, muhasebe yönetimleri bu sistemle basit ve güvenilir şekilde yürütülmektedir. 

Defter Beyan Sistemi; kullanıcısı olan şirketlere tüm ticari faaliyetle ilişkili belgelerini elektronik ortamda oluşturma ve beyan etme imkânı sunar. Defterlerin elektronik ortamda kayda geçmesi, serbest meslek erbapları, işletme hesabına uygun şekilde defter tutan yönetimler ve basit usulde vergi ödemeye tabi olan kişilerin mali yönetim alanında rahatça işlem yapmasını sağlar. Kaydı olan mükellefler için elektronik ortamda defter kayıtları açmak, vergi beyannamesi düzenlemek ve saklamak, bildirim ve dilekçe gibi belgeleri oluşturmak mümkündür. 

Hangi Amaçla Kullanılır?  

Defter Beyan Sistemi beyanname verme ve oluşturmakla yükümlü işletmeler dahil olmak üzere tüm ticari yönetimler için pek çok kolaylık sağlar. Kullanım amacı muhasebeci desteği almak istemeyen ticari işletmelerin, kendi mali işlemlerinin takibini kolayca yapabilmesidir. Böylece herhangi bir desteğe ihtiyaç duymadan elektronik ortamda defterlerini tutabilir, belgelerini oluşturup saklayabilir ve bildirim/dilekçe gibi ihtiyaçlarını karşılayabilirler. 

Defter Beyan Sistemini Kimler Kullanabilir?  

Defter Beyan Sisteminin kullanımı; özellikle serbest meslek mensupları ve basit usul vergiye tabi olan meslek grupları için sayısız kolaylık sağlar. Mali yönetimlerini ve muhasebe kayıtlarını, elektronik ortam güvencesiyle takip edebilen bu işletmeler; işlem kolaylığı ve mali tasarruf avantajından faydalanır. 

Defter Beyan Sistemini, işletme hesabına göre defter tutan mükellefler, basit usul vergilendirilen meslek sahipleri ve serbest meslek erbapları kullanabilir. 

Defter Beyan Sistemini Kullanmak Zorunlu mu? 

“Defter Beyan Sistemi zorunlu mu?” sorusu, vergi takibi yapan ve işletme yönetiminde yer alan herkes için merak konusu olmaktadır. Basit usulde vergiye tabi olan mükellefler ve serbest meslek erbapları için 1 Ocak 2018 tarihinden itibaren Defter Beyan Sistemini kullanmak zorunlu hale gelmiştir. 

Resmî Gazete’de 486 sıra numarasıyla tebliği yapılan VUK (Vergi Usul Kanunu) Genel Tebliğine göre; zorunluluğu bildirildikten sonra Defter Beyan Sistemini kullanmayan mükellefler için cezai yaptırım uygulanmasına karar verilmiştir. 

Defter Beyan Sisteminin zorunlu hale getirilmesine ilişkin düzenleme 2018 yılında yayımlanmıştır. İlgili kanunda yer alan maddeye göre beyan sistemine zorunluluk esasları ve cezai uygulamalar mükelleflere bildirilmiştir. 

213 sayılı kanunda belirtilen cezai hükümler; defter beyan sistemine kayıt sürelerinde işlemlerini tamamlamayan mükelleflere uygulanır. Aynı zamanda bu kanun gereği; defter beyan sistemi zorunluluğu olan mükelleflerin, defter beyan sistemi dışında kayıt tutması ve beyanname göndermesi yasaklanmıştır. 

Defter Beyan Sistemi Şifresi Nasıl Alınır? 

Defter Beyan Sistemine giriş yapmak isteyen mükelleflerin, giriş kaydının ve şifresinin bulunması gerekir. Sistem şifresini edinmek isteyen mükellefler, noter aracılığıyla bizzat veya vekil yoluyla başvuru yapmalıdır. 

Şifrenin vergi dairesi aracılığıyla istenmesinden sonra, ilgili vergi dairesi mükellefe talebin uygunluğunu ve onayını bildirir. Eğer başvuru onay alırsa sisteme giriş için gereken şifre; vergi dairesi tarafından kapalı bir zarf aracılığıyla ve teslim tutanağı karşılığında teslim edilir. 

Defter Beyan Sistemine Nasıl Giriş Yapılır? 

Defter Beyan Sistemi giriş adımlarını uygulayan mükellefler, işlemlerini kolaylıkla yapabilecekleri elektronik ortam menüsüne erişebilirler. Sisteme kaydı ve şifresi bulunan mükelleflerin Defter Beyan Sistemine giriş için takip etmesi gereken adımlar şu şekilde sıralanabilir: 

1. Defter Beyan Sistemini kullanma zorunluluğu olan mükellefler; en geç kullanımdan evvelki ayın son iş gününe kadar başvuru yapmalıdır. 
2. Başvurusunu tamamlayan sistem kullanıcıları Defter Beyan Sisteminin resmî web adresine giriş yapmalıdır 
3. Sistem sayfasının açılmasıyla birlikte kullanıcı girişi bölümüne mükelleflerin şifre girişi yapması gerekir. 
4. Şifre girişi onaylanan kullanıcılar, işlem menülerine erişerek belge ve defter kayıtlarını oluşturabilir. 

Defter Beyan Sistemine kaydını kullanımdan önce belirtilen sürede yapmayan mükellefler için, bir sonraki ay başvuru süresinin beklenmesi gerekir. Çünkü sistem girişinde kaydın yapıldığı tarih ve kullanıma açılışı otomatik olarak tayin edilir. Yani kullanımından önceki ay kaydını tamamlamamış ya da yakın tarihte kayıt yaptırmış kişiler, şifre almış olsalar bile sisteme giriş yapamazlar. 

Defter Beyan Sisteminde Hangi Defterler Tutulabilir? 

Mükellefiyeti gereği yasa yoluyla Defter Beyan Sistemine kaydı zorunlu olanlar ile bu sistemi ayrıcalıklarından dolayı tercih edenler; sistem üzerinden çeşitli defter kayıtlarını oluşturabilmektedir. Bu kayıtların kullanım kolaylığı ve mali tasarruf açısından sağladığı fayda, zorunlu olmayan işletmeler için bile Defter Beyan Sistemini cazip hale getirmiştir. 

E-dönüşüm faaliyetlerinin işletmeler için en işlevsel yansımalarından biri olan Defter Beyan Sisteminde tutulabilen defterler şunlardır: 

• Amortisman defter kayıtları 
• Çiftçi işletme defteri 
• Serbest meslek kazanç defteri 
• Ambar defter kaydı 
• Bitim işleri defteri 
• Envanter kayıtları 
• Damga vergisi kayıt defteri 

Defter Beyan Sisteminde yalnızca defter kayıtları değil, beyannameler, makbuz ve dilekçeler ile çeşitli konu bildirimleri de oluşturulabilir ve saklanabilir. Dijital ortamda hazırlık, kayıt ve saklama işlevlerini aynı anda yapabilen işletme yönetimleri ve vergi mensupları için defter kayıt sisteminin pek çok avantajı bulunur.  

Defter Beyan Sisteminde Hangi Beyannameler Gönderilir?  

Defter Beyan Sistemi kullanan mükellefler için pek çok beyannamenin düzenlenmesi ve gönderilmesi mümkündür. 

Defter Beyan Sisteminden gönderilen beyannameler arasında, serbest meslek mensupları için:

• Muhtasar Beyannamesi
• Prim Hizmet Beyannamesi
• Damga Vergisi Beyannamesi sayılabilir. 

Basit usulle vergiye tabi mükellefler de Defter Beyan Sistemi aracılığıyla; 

• Yıllık Gelir Vergisi Beyannamesi 
• Muhtasar Beyannamesi
• Prim Hizmet Beyannamesi 
• KDV Beyannamesi (Katma Değer Vergisi mükellefiyeti olanlar) belgelerini hazırlayıp gönderebilirler.  

Defter Beyan Sisteminin Avantajları Nelerdir? 

Serbest meslek mensupları ve basit usule tabi mükellefler için mali muhasebe kayıtlarının profesyonel takibi, muhasebeciler ve çeşitli programlarla yapılabilir. Ancak bu tercihler belli maliyetleri de beraberinde getirir. 

Defter Beyan Sistemi sayesinde mali tasarruf avantajından yararlanarak tüm vergi yükümlülüklerinin beyanı ve ticari kayıtlarının tutulması mümkündür. Defter Beyan Sisteminin en önemli avantajlarından biri de kırtasiyeciliğin azalmasıdır. E-dönüşüm kapsamındaki her uygulama gibi bu sistem de kâğıt kullanımını azaltan, pratik, güvenilir ve hızlı işlemler yapılmasını sağlar. 

Şirket Yönetiminde Dijital Dönüşüm Avantajı Norma ile Mümkün! 

Şirket sahibi olmak isteyen veya şirketinin yönetiminde mali işlem takibini hızlı ve güvenilir şekilde yapmak isteyen her girişimci için Norma desteği bu ihtiyaçların karşılanmasında nitelikli hizmet sunar! 

Tek platform üzerinden tüm ön muhasebe işlemlerinizi takip edebileceğiniz, e-SMM ve e-dönüşüm hizmetleri kapsamında şirketinizin mali yönetimini pratik hale getirebileceğiniz Norma; ilk kuruluş aşamaları dahil olmak üzere profesyonel destek almanızı sağlar. 

Finansal danışmanlık hizmeti de dahil olmak üzere sayısız hizmet ve avantaja Norma ile ulaşabilir, şirketinizi yönetirken hızlı ve güvenilir hizmetin avantajlarından faydalanabilirsiniz!