Envanter Defteri Nedir? Nasıl Tutulur?

Envanter defteri; ticari işletmelerin kuruluşundan itibaren hesap dönemlerinin sonlanmasıyla birlikte, alacak – borç, taşınmaz ve tüm varlıklarını kaydettiği defter türüdür. Bu defterlerde işletme bünyesinde yer alan varlıkların ve borçların tamamı yer alır. 

Firma yönetimlerinde envanter defteri tutmak oldukça önemlidir. Çünkü bu defter kayıtları mali denetim mekanizmaları tarafından incelenir. İşletme faaliyetlerinin ve varlıklarının yasal düzlemde kontrolü bu şekilde sağlanır. Envanter defterlerinde dönem süreleri maksimum 12 ay olabilir. Bu defterlerin tutulma esasları, şekli kuralları ve kayıt usullerine dair tüm detaylar Türk Ticaret Kanunu 64. maddede yer almaktadır. 

Envanter Defteri Nedir? 

Envanter defteri; işletmelerin dönemler halinde tüm borç – alacak, taşınmaz ve kayıt altına alınabilir varlıklarının kaydedildiği defter türüdür. Bu deftere işletmeye ait olarak sayılabilecek her türden varlık kaydedilebilir. Stok, demirbaş, çek dökümü, kasa sayım verileri gibi sayısız başlık envanter defterinde yer alabilir. Takip süreçlerinde dönemsel ayrımlar söz konusudur. Yasaya göre envanter defterlerinde dönem takibi en fazla 12 ay olabilir.   

Envanter Defteri Nasıl Tutulur?  

Envanter defteri tutmak için ciltli defter kullanılır. Son dönemlerde e-dönüşüm kapsamında pek çok defter kaydı için dijital ortam defterleri tutulmaya başlanmıştır. Envanter defterlerinin ise ciltli ve sıra numaralı defterler olması gerekir.  

Fiziki kayıt yapmak isteyen işletmeler envanter defteri nereden alınır, nasıl tasdik ettirilir ve nasıl kullanılır gibi konularda bilgi sahibi olmalıdır. Çünkü tüm mali kayıtlarda olduğu üzere; envanter defterleri için de yasal hükümler bulunur. Fiziki kayıt şartları, içerik bilgileri, kayıt süreleri gibi detaylar ilgili yasada ayrıntılı olarak bildirilmiştir. 

Envanter Defteri Tutulurken Dikkat Edilmesi Gerekenler  

Envanter defteri tutmak için belirli usuller bulunur. Bu usullerin kapsamı ilgili yönetmeliklerle belirlenir. Dolayısıyla cezai işlemlere maruz kalınmaması için işletmelerin envanter defteri tutarken usullere uygun kayıt alması önem taşır. 

Envanter defteri nasıl tutulur sorusunu ve usullerini merak edenler için genel olarak kayıt usulleri şu şekildedir: 

• Kayıtların tamamı Türkçe dilinde olmalıdır. 
• Tutar kayıtları için daima Türk para birimi baz alınmalıdır. 
• Yabancı dille yapılan kayıtların yanında Türkçe karşılığı bulunmalıdır. 
• Kayıtlar için kullanılan ibareler ve semboller duraksama olmadan yerleştirilmelidir. 
• Ciltli defter tutuluyorsa sayfa eksiği olmamalıdır ve sayfa koparılmamalıdır. 
• Kayıt süreçlerinin işleyişe uygun belirlenmesi ve 10 iş gününü geçmemesi gerekir. 
• Kayıt sırasında yapılan hatalar varsa, yalnızca kaidelere uygun biçimde düzeltilebilir. 
• Envanter defterinde hatalar için herhangi bir karalama, çizme ya da silme yapılamaz. 

Envanter defteri tutulurken kayıtların alınması için paraf veya imza bulunması şeklinde bir kurgu söz konusu olursa; işlemlerin deftere her defasında aynı usulle kaydedilmesi gerekir. Ancak söz konusu paraf ve imzanın teminiyle ilişkili olsa bile bu usuller için maksimum kayıt süresi 45 günü geçemez. 

Envanter Defterinde Yapılan Hatayı Düzeltmek 

İşletmelerin kayıt defterleri arasında en kapsamlı türlerden biri olan envanter defteri, kayıt usullerinde olduğu gibi hatalı işlemler için de bazı kurallara bağlıdır. Bu kapsamda kayıt sırasında hata yapılırsa, envanter defterindeki hiçbir bilgi muhasebe kaidelerine aykırı olarak düzenlenemez.  

Muhasebe kaidelerine aykırı şekilde düzenlenen hatalar söz konusu olursa denetimler sırasında cezai işlem uygulanabilir. Buna göre envanter defterindeki hiçbir bilgi ve veri karalanamaz, okunamayacak hale getirilemez veya kısmi yok etme yapılamaz. Onun yerine usullere uygun biçimde hatalı bilginin üzeri okunabilir şekilde çizilir ve aynı bölüme doğru değer yazılır.  

Envanter Defterinde Hangi Bilgiler Yer Alır? 

Envanter defteri işletmelerin mali takibi açısından en kapsamlı verileri içerir. Bu bakımdan envanter defteri; şahıs şirketi, limited şirket gibi kuruluşlar için önemli bir referans olarak kabul edilir. 

Envanter defteri kayıtlarında yer alan kayıt kategorileri şu şekilde sıralanabilir: 

• Mizan tabloları 
• Gelir tablosu 
• Stok listeleri 
• Envanter bilgileri 
• Depozito ve teminat bilgileri 
• Menkul kıymet değerleri, senetler ve bono kayıtları 
• Gelir – gider tahakkukları 
• Kredi ödeme planları 

Envanter defteri ayrıca demirbaş ve amortisman takibini de kapsayan bir kayıt defteridir. Bu sayede işletmeye ait tüm menkul ve gayrimenkul değerler bir arada, kategori ayrımlarıyla birlikte kayıt altına alınır.  

Envanter Defteri Ne Zaman Tasdik Ettirilir? 

VUK (Vergi Usul Kanunu) gereği envanter defterleri tasdiki zorunlu defterlerdir. Defterlerin tasdik başvuruları ve onay süreçleri noterler aracılığıyla yürütülür. Bu yükümlülük, ilgili kanunun 221. maddesinde yer almaktadır. 

Defter tasdikiyle ilgili mükellefiyeti bulunan kurumların, sürelere ilişkin dikkat etmesi gereken uygulama koşulları şu şekildedir: 

• Faaliyete devam eden defterler için tasdik işlemi kullanılacağı yıldan önceki son ayda yapılır. 
• Hesap dönemleri bakanlık tarafından belirlenen mükellefler için envanter defteri tasdiki belirlenen dönemden önceki son ayda yapılmalıdır. 
• Mükellefliği son bulan veya muafiyet kapsamına giren firmalar; muafiyetten sonraki 10 gün içinde envanter defterlerini tasdik ettirmelidir.  

Aynı envanter defterini sonraki yıllarda da kullanmaya devam etmek isteyen firmalar için ilgili kanunda yer alan 222. maddeyle tasdik kapsamları belirlenmiştir. Buna göre defter kullanımına devam için Ocak ayında tasdik işlemi yapılmalıdır. Ayrıca dönemleri bakanlık tarafından belirlenen ve defter kullanımına devam etmek isteyen mükellefler; belirlenen dönemin ilk ayı içinde tasdik işlemlerini tamamlamalıdır.  

Envanter Defterinin Saklanma Süresi Ne Kadar? 

Mükelleflerin envanter defteri kayıtlarında dikkate alması gereken hususlardan biri de saklama süreleridir. Çünkü envanter kayıtları işletmeler için yapılan mali denetim uygulamalarında kullanılır. Bu uygulamalarda geçmiş dönem karşılaştırmaları veya özel taleplere bağlı olarak envanter defterlerinin temini istenebilir. Dolayısıyla işletmelerin envanter defterlerini 10 yıl süreyle saklaması gerekmektedir. 

Kimler İçin Envanter Defteri Tutmak Zorunludur? 

“Envanter defteri zorunlu mu?” sorusu tüm işletme yöneticileri ve girişimciler için merak konusu olmaktadır. TTK (Türk Ticaret Kanunu) uyarınca işletmelerin ticari faaliyetleri ve mali durumunu kayıt altına alan defterler ve tutmakla zorunlu mükellefler belirlenmiştir. İlgili hükme göre gerçek kişi olan tacirlerin envanter defteri tutması zorunludur.  

Şahıs şirketi sahibi olan girişimciler için mecburi defterler arasında envanter defteri yer alır. Diğer şirket türlerinde yasal bir zorunluluk olmamakla birlikte; envanter defteri tutulması değerli mali referanslar elde edilmesini sağlar. 

Envanter Defteri Tutulmazsa Ne Olur? 

Envanter defteri tutmama cezası 6102 TTK (Türk Ticaret Kanunu) kapsamında “Ticari Defterlere İlişkin Tebliğ” ile belirlenmiştir. Kanun yoluyla envanter defteri tutması zorunlu olan, ancak usullere uygun şekilde defter kaydı tutmayan işletmeler; para cezasına çarptırılır. Bu ceza oranı ve uygulama usulleri TTK kapsamında yayınlanan tebliğlere bağlı olarak yıllara göre değişiklik gösterebilir. 

Mali Kayıt Takibinde Dijital Dönüşüme Geçme Vakti! 

Norma desteği ile işletmenizin ilk kuruluş aşamaları da dahil olmak üzere tüm mali yönetim alanlarında danışmanlık hizmetine kolayca ulaşabilirsiniz. Tek platform üzerinden e-dönüşüm kapsamında yer alan e-belge düzenlemelerini ve ön muhasebe kayıt takibini yapabilir, işinizi büyütmek için dijital yönetim avantajlarından faydalanabilirsiniz!