İleti Yönetim Sistemi (İYS) Nedir? Neden Kullanılır?

İlgili düzenlemeyle; Ticaret Bakanlığı aracılığıyla yetkilendirilen TOBB (Türkiye Odalar ve Borsalar Birliği) tarafından onaylanan hizmet sağlayıcı firmaların tanıtım, bilgilendirme, abonelik ve sair amaçlarla elektronik ileti kullanımı yasal yükümlülüklere bağlanmıştır. Tüm ticari iletilerde SMS, e-posta, ileti ve benzeri ürünler gönderilmeden önce İYS kaydı yapılarak, onay/ret hakkı tanınarak ve denetime uygun düzenlenerek oluşturulmalıdır. 

İleti Yönetim Sistemi (İYS) Nedir? 

“Ticari ileti nedir?” sorusuyla beraber en fazla merak edilen konulardan biri de İYS veri tabanı ve özellikleridir. İYS (İleti Yönetim Sistemi); gerçek ya da tüzel kişilerin ticaret faaliyetleri kapsamında; mal ya da hizmetlerini tanıtmak, kazanç kitlelerine erişmek, etkinlik veya uygulama duyurusu yapmak için oluşturacağı elektronik iletilerin yönetim sistemidir. Bu sistem aracılığıyla kullanıcılara iletilecek tüm dijital mesajların takibi, denetimi, kaydı ve iletimi gerçekleştirilir. 

Ticari Elektronik İleti Nedir? 

Ticari elektronik ileti; ticaret faaliyetleri kapsamında yer alan her türlü tanıtım, duyuru, PR çalışması, etkinlik organizasyonu, reklam ve pazarlama içerikli elektronik mesajlardır. Bu mesajlarla kurum ve kuruluşlar ile firmalar; ticari faaliyetlerinin hedef kitlesine ulaşmayı hedefler ve bu işlemleri İYS üzerinden yürütmekle yükümlüdür. 

İleti Yönetim Sistemi Ne İşe Yarar? 

Kanun ve yönetmelikler aracılığıyla kapsam/işlevi belirlenen İleti Yönetim Sistemi (İYS); temelde elektronik ileti onayının alınması ve denetiminin yapılması için oluşturulmuş bir veri tabanıdır. Tanımlanan kapsama uygun şekilde ticari iletilerin onayları için veya ret işlemlerinin gerçekleşmesi için İYS kullanılır. Elektronik ortam iletilerinin arşivlenmesi, denetçiler yoluyla uygunluğunun belirlenmesi, kullanıcı haklarının korunması ve veri tabanı kaydının yapılması İleti Yönetim Sistemi üzerinden yapılır. 

İYS işlevleri ve yükümlülükleri şu şekilde sıralanabilir: 

• Sesli arama yapmak, e-posta veya SMS yoluyla ticari kapsamda ileti göndermek isteyen her gerçek ve tüzel kişi İYS üzerinden işlem sağlayabilir. 
• İYS hazırlanan elektronik iletilerin arşiv, takip, onay ve ret işlemlerinin yapılmasını sağlar. 
• İleti Yönetim Sistemi aracılığıyla alınmayan onaylar söz konusu olursa ispat sorumluluğu hizmet sağlayıcı firmaya aittir. 
• Sesli aramalar için ticaret unvanı, esnaf adı ve soyadı, hizmet sağlayıcı gibi bilgiler içerikte yer almalıdır. 
• Alıcılar elektronik iletileri ret hakkını İYS üzerinden kullanabilir. 
• 150 bin adetten fazla elektronik ileti için entegratör anlaşmaları zorunludur. 
• 150 adete kadar gönderilecek elektronik iletiler için İYS aktarımı yapılabilir. 

İYS, hizmet sağlayıcı firmaların alıcılar için hazırladığı elektronik iletilerin izinlerini güvenli bir ortamda saklar. Alıcıların onay veya ret hakkını kullanmalarını, ileti kapsamının takibini ve alıcıların şikâyet haklarını kullanmasını sağlayan İleti Yönetim sistemi; kamu denetçileri için elektronik ortam iletilerinde kanuna uygunluk takibinin de gerçekleştirilmesini sağlar.  

İleti Yönetim Sistemine Kayıt Zorunlu Mu? 

Elektronik ileti kullanmak isteyen her kurum ve kuruluş için önemli hususlardan biri de “İYS zorunlu mu?” sorusudur. İşlevsel olarak elektronik iletilerin takibi ve organizasyonunu amaçlayan İYS; ticari maksatlarla elektronik ileti gönderimi yapacak olan tüm hizmet sağlayıcılar için zorunludur. 

Kazanç odaklarına hizmet eden, marka tanıtımı yapan, ticari faaliyet alanına giren, duyuru ve davet niteliği taşıyan tüm ticari elektronik iletiler için İYS kullanılması ilgili kanun gereği zorunlu hale getirilmiştir. 

İleti Yönetim Sistemi (İYS)'ye Nasıl Başvuru Yapılır? 

İleti Yönetim Sistemini kullanmak isteyen hizmet sağlayıcıların; İYS kayıt aşamalarını tamamlaması gerekir. Başvuru sürecinde ilk olarak ticari ileti izin belgeleri İYS platformuna yüklenmelidir. Başvurular online olarak İYS resmî sitesi üzerinden veya şirket e-imza yetkilisi tarafından e-Devlet aracılığıyla yapılabilir. 

Hizmet sağlayıcıların İYS başvuru sürecinde belge yüklemesiyle birlikte yapmaları gereken işlemlerden biri de form doldurmadır. Resmi kayıt sitesinde yer alan başvuru formu, şirket sahibi veya e-imza yetkilisi tarafından eksiksiz şekilde doldurulmalıdır. 

Form işlemleri ve online belge yüklemeleri yapıldıktan sonra şirket yetkilileri kayıt belgelerini İYS A.Ş. adresine posta yoluyla göndermek zorundadır. Başvuru sırasında online sisteme girilen belge ve bilgiler daha sonra fiziki gönderimi sağlanan belgelerle karşılaştırılır. Bu nedenle kayıt belgelerinin online sistemdekilerle eksiksiz şekilde uyum sağlaması gerekir. Aynı zamanda online başvuru işlemleri yalnızca MERSİS kaydı bulunan hizmet sağlayıcılar tarafından yapılabilir.  

İYS Başvurusunda Gereken Belgeler Nelerdir? 

İleti Yönetim Sistemine kayıt yaptırmak için gereken aşamalar arasında en önemli kategori belge yükleme işlemleridir. Daha sonraki süreçte fiziki olarak da gönderimi yapılan İYS kayıt belgelerinin, sistem üzerinden eksiksiz ve doğru biçimde gönderilmesi gerekir. Beyanı zorunlu belgeler listesinde herhangi bir eksiklik söz konusu olduğunda; hizmet sağlayıcının başvurusu olumsuz değerlendirilir. Bu sebeple İleti Yönetim Sistemi kayıt işlemleri sırasında belgelendirme sürecini doğru yönetmek oldukça mühimdir.

İYS başvurusu için gerekli belgeler şu şekilde sıralanabilir: 

• Hizmet sağlayıcı firma sahibi veya e-imza yetkilisinin kimlik bilgileri 
• Başvuru sahibine ait telefon numarası 
• Başvuru yapılan kurumun e-posta adresi 
• Hizmet sağlayıcıya ait MERSİS no 
• Elektronik ileti gönderimi yapılacak olan markaya ait tescil belgesi 
• E-imza içeren ileti yönetim sistemi taahhütnamesi 
• Temsile yetkisi olan kişi için verilen iznin başka bir yetkili tarafından da imzalanmış belgesi 
• Başvuruya konu olan markanın elektronik iletişim adres sayıları ve bilgileri 

Başvuru sırasında sistem girişi yapılan ve online kaydı gerçekleşen firmaların MERSİS kaydı bulunması zorunludur. Manuel başvurular yalnızca fiziki belge beyanıyla yapılabilir ancak bu başvurular online işlem başvurularından daha uzun sürede onaylanır. Fiziki belge beyanı posta yoluyla İleti Yönetim Sistemi A.Ş. resmi adresine yapılmalıdır. 

İzinler İYS'ye Nasıl Eklenir? 

İYS izin yükleme işlemleri sistem kullanıcıları için en önemli adımlardan biridir. Çünkü izin yüklemeleri yapılmayan elektronik iletilerin dağıtımı İleti Yönetim Sistemi tarafından kabul edilmez. 

İYS izin girişleri iki şekilde yapılabilir. Bunlardan ilki alıcı listesine yapılan izin yükleme işlemidir. Alıcı listesi izinleri için “alıcıları giriniz” bölümünden izin numaralarının kaydı yapılır. Bu yükleme işleminde yalnızca numara girişi veya e-posta adresi kullanılabilir. CSV dosyası kullanılarak tek işlemde tüm ileti izinlerinin olduğu dosya sisteme yüklenebilir. 

İYS izin yüklemelerinde kullanılan ikinci yöntem örnek CSV dosyası yöntemidir. Bu aşamada kullanıcılar örnek CSV dosyası edinerek alıcı bilgilerinin girişini formata uygun şekilde yapar. Daha sonra alıcı girişi bölümüne doldurulan CSV dosyası eklenir ve İYS izin kaydı gerçekleştirilir. 

Hangi Durumlarda Müşterilerden Onay Almak Gerekir? 

Müşteri onay işlemlerinin kanun kapsamında belirlenen sınırları bulunmaktadır. Bu bağlamda kanuna uygun olarak devam eden abonelikler için ya da üyelik, ortaklık sebebiyle tahsilat işlemleri için yapılan elektronik ileti gönderimlerinde onay işlemine ihtiyaç duyulmaz. Aynı zamanda güncelleme işlemlerinin bildirimi, satın alma sonrası teslim bilgileri ve hizmet içeriği iletilerinde alıcılara daha önce bilgi verilmişse (otomatik mesaj veya elektronik ileti almayı kabul ediyorum vb.) onay için ayrıca işlem yapılmasına gerek yoktur. Bu işlemler haricindeki tüm tanıtım, organizasyon, reklam ve pazarlama iletileri için alıcı onayı gerekir. 

Onay Gerektirmeyen İYS Kapsamındaki İletiler Nelerdir? 

Tacir ve esnaf alıcılarının elektronik adreslerine gönderilmek üzere üretilmiş elektronik iletiler için onay alınma zorunluluğu bulunmaz. Fakat tacir ya da esnafların bu tür iletileri önceden reddetme hakkı bulunur. Eğer tacir ve esnaflar alınacak olan elektronik iletilere ilişkin sistem aracılığıyla ret hakkını kullanırsa; söz konusu elektronik iletiler bu alıcılara gönderilemez. Ayrıca elektronik ileti için kayıt, sözleşme, iletişim veya anlaşma kapsamında onay vermiş tüm alıcılara İYS kapsamındaki elektronik iletiler gönderilebilir. 

Hizmet Bilgisi Paylaşımı (kargo takip, abonelik vb.) İçin Onay Gerekir Mi? 

Hizmet sağlayıcılara karşı aboneliği devam eden tüm alıcılar ve kargo iletişim bilgisi için elektronik ileti kullanılan kişi ve kurumlar için önceden onay işlemi yapılması gerekmez. Aynı zamanda kanun kapsamında belirlenen tahsilat işlemleri, borç hatırlatma, güncelleme bildirimi, teslimat bilgileri ve satın alma işlemlerinde kullanılan elektronik iletiler için de onay alınmasına gerek yoktur.  

İYS Katma Değerli Hizmetler Nelerdir?  

İleti Yönetim Sistemi katma değerli hizmetler iki seviyeden oluşmaktadır. Bu hizmetler kapsamında yer alan seviye 1 kullanımlarının temel özellikleri şu şekildedir: 

• Kullanıcılar, İleti Yönetim Sistemine API üzerinden erişme hakkına sahip olur. Böylece temel hizmet menülerinde sadece İleti Yönetim Sistemi web adresi üzerinden yapılabilecek işlemler servis sağlayıcılar aracılığıyla yapılabilir. 
• Değişken ölçütler için anlık bildirim ve iletişim onay durumu sorgulanabilir. 
• Teknik entegrasyon adı verilen “call-back” hizmeti seviye 1 kullanıcılarına sunulur. 
• Call-back aracılığıyla İleti Yönetim Sisteminde yer alan onay/ret durumlarından interaktif şekilde haberdar olmak mümkündür. 

İleti yönetim sistemi kullanıcıları için sunulan katma değerli hizmetlerin diğeri seviye 2 kullanımıdır. İYS seviye 2 kullanımında edinilen temel özellikler şu şekilde sıralanabilir: 

• İleti Yönetim Sistemi SMS numarası aracılığıyla alıcılardan onay almak mümkündür.
• İleti Yönetim Sistemi aracılığıyla alınan onay veya ret işlemlerinde entegrasyon hizmeti sağlanır. 
• Alt kullanıcı oluşturma ve kullanıcılar için çeşitli rol yetkileri tanımlama hizmeti alınabilir. 
• Değişken zamanlarda ve filtre uygulanmış listeler için raporlama hizmeti sunulur. 
• Acente yönetim hizmeti kapsamında İleti Yönetim Sistemine ait araçlar kullanılabilir. 

Seviye 2 kullanımları aynı zamanda seviye 1 kullanımlarının sağladığı katma değerli hizmetleri de otomatik olarak barındırır. Ayrıca seviye 2 kullanıcıları İleti Yönetim Sisteminde yer alan kullanıcı arayüzlerine doğrudan erişim sağlayabilir. 

Ticari Elektronik İletilerde Ret/Çıkış Hakkı Nedir? 

Elektronik ileti kullanımlarının yasalara uygun ve işlevsel şekilde kullanılması için hizmet veren İleti Yönetim sistemi; alıcıların hakları için de kullanılır. Bu bağlamda her elektronik ileti için alıcıların onay veya ret hakkı saklıdır. Daha önce bir anlaşma, sözleşme veya dijital onay ile elektronik ileti alıcısı olmayı kabul eden gerçek ya da tüzel kişiler; İleti Yönetim Sistemi üzerinden ret hakkını kullanabilir.  

Alıcının elektronik ileti almayı reddettiği durumlarda, hizmet sağlayıcılar talebin ulaşmasıyla birlikte 3 gün içinde gönderimi durdurmakla yükümlüdür. Alıcı tarafın İleti Yönetim Sistemi aracılığıyla ret hakkını kullanması sonrası; hizmet sağlayıcıya konuyla ilgili bildirim sağlanır. Bildirime ve ret işlemine konu olan ileti için hizmet sağlayıcının durdurma sürecini başlatması gerekir. İleti gönderimine devam eden hizmet sağlayıcılar için İYS ceza hükümleri uygulanır. 

Şirket Sahibi Olmanın ve Başarılı Yönetimin Sırrı Norma’da! 

Her girişimci için kendi şirketini kurmak ve başarılı şekilde yönetmek en öncelikli hedeftir. Bunun için zamandan ve maliyetten tasarruf sağlayan yeni nesil dijital uygulamalar kullanmak işleri kolaylaştıracaktır. 

Norma’da ücretsiz kurumsal hesap açma, ücretsiz para transferi, 7/24 tahsilat gibi finansal işlemlerinizi ve nakit akışı ve masraf yönetimi, cari hesap takibi, fatura gönderip alma gibi ön-muhasebe işlemlerinizi birbirine entegre bir şekilde tek platformdan ücretsiz yönetebilirsiniz.

Norma’nın uzman danışmanlarının desteğiyle e-Faturaya ücretsiz bir şekilde geçiş yapabilir, tahsilat süreçlerinizi hızlandırarak tüm işlemlerinizde zamandan ve maliyetten tasarruf edebilirsiniz.

Günün her saati, nerede olursanız olur mobil uygulama üzerinden Norma hesabınıza erişebilir ve ücretsiz şirket kuruluşu, e-dönüşüm entegrasyonu, finansal danışmanlık gibi profesyonel hizmetlerin tümününden faydalanarak şirketinizi yönetmeye ve büyütmeye devam edebilirsiniz.