Mutabakat Nedir? Neden ve Nasıl Yapılır?

Firmaların belirli dönemlerde, yasanın verdiği hüküm kapsamında mutabakat işlemi yapması gerekir. Bu sayede kayıtlar arasında herhangi bir farklılık olmaması sağlanır ve muhasebe kayıtları teyit edilir. Mutabakat formu kullanılarak belgelendirilen bu süreç, firma yönetiminde muhasebeleştirmenin önemli bir parçasıdır. 

Mutabakat Nedir? 

TTK (Türk Ticaret Kanunu Md. 94) gereğince işletmelerin ticari teamül gereği belirli dönemlerde devre hesabını kapatması, alacak ve borç kalemleri arasında varsa fark belirlemesi gerekir. Bu kanun kapsamında yer alan işlemlerin tamamı, mutabakat mektubu ve formu üzerinden organize edilir. İşletmenize ait muhasebe kayıtları ve hesap kalemleri arasında karşılaştırmalı bir sistem oluşturarak, kayıtların birbiriyle uyumunu beyan etmeniz sağlanır.

Saptanan fark tutarları ve cetvel göstergeleri, işletmeye ait formla birlikte noter onaylı şekilde mektup haline getirilir. E-imza veya taahhütlü mektupla kabulü yapılan mutabakat işlemleri, işletmenizin muhasebe kayıtları için teyit niteliği taşır. Bu şekilde hesaplar arası karşılaştırmayla birlikte ortaya çıkan farklar resmi olarak kabul edilmiş sayılır.

Son yıllarda “online mutabakat nedir ve online mutabakat nasıl yapılır?” soruları da firma sahipleri tarafından merak edilmeye başlamıştır. Çünkü e-dönüşüm kapsamında pek çok işlem gibi mutabakat işlemleri için de manuel kayıt devri sona ermiştir.

Online mutabakat; mutabakat türlerinin elektronik ortamda yapılmasını sağlayan ve geleneksel yöntemlere göre çok daha kolay, hızlı ve sorunsuz işlem gerçekleştirilmesine izin veren sistemdir. 

Mutabakat Türleri Nelerdir? 

Online mutabakat ve geleneksel mutabakat fark etmeksizin iki ana mutabakat türü bulunur. Bunlardan ilki cari hesaplar aracılığıyla yapılan mutabakat işlemidir. İkinci mutabakat türü ise BA/BS mutabakat olarak adlandırılır. 
İki ana mutabakat türünün haricinde, firmaların kendi aralarında yaptığı çeşitli özel karşılaştırma ve uzlaşı sistemleri de bulunmaktadır. Ancak bu özel uygulamalar, genel muhasebe uygulamaları arasında sayılmaz. Çünkü her uzlaşının özelliği, firmaların mutabık kaldığı kapsama göre gerçekleşir.  

Cari Mutabakat Nedir? 

“Mutabakat nedir?” sorusuna yanıt arıyorsanız, cari mutabakat işlemlerine dair de detaylı bilgi edinmeniz gerekir. Çünkü mutabakat işlemleri sırasında kullanılan ana başlıklar arasında cari hesaplar bulunur.

İşletmelerin birbirleri arasındaki borç-alacak ilişkisinin karşılıklı şekilde teyidini içeren cari mutabakat, firmanızın anlaşma için kullanabileceği teknikler arasında yer alır. Firmalar arasında cari mutabakat sağlanması için cari hesaplar kullanılarak karşılaştırma yapılır. Böylece borç-alacak ilişkisi ve muhasebe kayıtları başta olmak üzere karşılıklı teyit işlemi yapılabilir.

Cari mutabakat yapma sürecinde firmalar arası cari hesap karşılaştırması gereklidir. Her iki firmanın da cari hesaplarının, aralarındaki alışverişler kapsamında kıstasa tabi tutulmasıyla işlem yapılır. Eğer cari mutabakat sağlanmışsa, firmalar arasında herhangi bir borç veya alacak işlemi yok demektir.

Eğer mutabakat sağlanamazsa, firmalardan birinin diğerine borcu veya alacağı olduğu tespit edilir. Muhasebeci, mutabakat durumuna bağlı olarak işletme kayıtlarında alacak-borç ilişkilerini takip eder.

Mali işlemlerde karşılıklı teyidin önemli tekniklerinden biri olan cari mutabakat, işletmelerin özellikle kasa hesabı ve alacak yönetimi için arşiv oluşturmayı da sağlar. Aynı zamanda borç ilişkilerinin yönetimine de kaynak oluşturan cari mutabakatın, işletme yönetimine olumlu katkıları bulunur. 

BA/BS Mutabakatı Nedir? 

Bakanlığa bildirimi zorunlu olan formlar arasında BA/BS formu bulunur. Firmanıza ait BA/BS kayıtlarını bir form halinde Maliye Bakanlığı’na iletmeniz gerekir. Çünkü bu formlar, satışlar sırasında sizin kayıtlarınız ve karşı firmaların kayıtlarını karşılaştırmayı sağlar.

KDV hariç 5 bin Türk lirasını aşan mal alış ve satışlar için form işleminin yapılması şarttır. “Mutabakat kime zorunlu?” sorusuna yanıt arayanlar için BA/BS formlarının zorunluluğu kanun yoluyla detaylandırılmıştır. 
Şirketinizin Bildirim Alış (BA) ve Bildirim Satış (BS) formlarını, dijital dönüşüm kapsamında profesyonel platform desteği alarak oluşturabilir ve beyan edebilirsiniz. 

Cari Hesap Mutabakat ile BA/BS Mutabakatının Farkı Nedir? 

Mutabakat yapmak istediğinizde dikkat etmeniz gereken konulardan biri, iki temel başlıktan oluşan bu işlemin aşamaları arasındaki farkı bilmektir.

 Cari hesap mutabakatı ve BA/BS mutabakatı arasındaki farklar şu şekilde sıralanabilir: 
    • Cari hesap mutabakatlarında, ağırlıklı olarak borç-alacak üzerine kurulu mali işlemler hedeflenir. 
    • BA/BS mutabakatının temel amacı, firmaların karşılıklı faturalandırma işlemlerini karşılaştırmaktır. 
    • BA/BS mutabakatı hazırlanması için firmaların alış veya satış işlemlerinde KDV hariç 5 bin TL alt sınır bulunur. 
    • Cari hesap mutabakatının yanlış şekilde yapılması veya firmaların bu teyidi hiç yapmaması takibi zorlaştırır ancak BA/BS formu yasal bir zorunluluk olduğu için yanlışlıklar cezalara sebebiyet verebilir. 

Maliye Bakanlığı tarafından açıklanan yönetmelik kapsamında BA/BS formlarının ibrazına ilişkin düzeltme süresi 10 gün olarak belirlenmiştir. 10 gün içinde yapılmayan düzeltmeler veya hatalı işlemler sebebiyle ilgili kanun hüküm gereği cezai süreç başlatılır. 

Mutabakat Nasıl Yapılır? 

Mutabakat işlemi yapılırken firmalar arasında cari hesaplar baz alınır. Belirlenen döneme ait karşılıklı form paylaşımı yapılır. Formda bulunan bilgilerin doğruluğunu teyit için dijital veya ıslak imzalı ileti sağlanır. Bu sayede karşılıklı belge alışverişi üzerinden mutabakat sağlanabilir.

Firmaların belge gönderimi sonrası yapılan karşılaştırmalarda mutabakat gerçekleşmezse, cari hesaplar arasındaki fark tespiti yapılır. Yapılan tespitler ağırlıklı olarak borç-alacak ilişkisine yöneliktir. Firmanın mutabakat sağlamak istediği şirket için borç-alacak durumunu tespit edip muhataba iletmesi gerekir. Böylece aradaki fark kapatılarak veya varsa hata düzeltilerek mutabakata devam edilir.

Yeni nesil yönetim araçlarından biri olan dijital cari hesap takibi ve mutabakat programı, firmalar arası karşılaştırma işlemlerinin entegre şekilde yürütülmesini sağlar. Firmaların birbiriyle paylaşmak istediği belge ve bilgiler, sistem üzerinden otomatik çekilerek form halinde paylaşılabilir. Böylece manuel işlemlere gerek kalmadan iş yükü azaltılır. 

Mutabakat Mektubunda Dikkat Edilmesi Gerekenler 

“Mutabakat mektubu nasıl hazırlanır?” sorusunun cevabını merak edenlerin dikkat etmesi gereken bazı başlıklar mevcuttur. Bunlardan ilki mutabakat mektubu için belirlenen kanuni şeklin oluşturulmasıdır. Mektubun şekli özelliklerine dair ibareler, ilgili kanunda belirtilmiştir.

Firmanız adına mutabakat mektubu oluştururken, kanunda belirlenen fiziki şartlara uygun hareket etmeniz gerekir. Aksi takdirde, beyan sonrası kabul sürecinde mektubun kabul edilmemesi söz konusu olabilir. Usulsüzlük cezaları ve gecikme cezaları ile karşılaşmamak için firmanızın mektup oluşturma sürecinde profesyonel bir yönetim gerçekleştirmelisiniz.

Mutabakat mektubu hazırlanırken firmalar arasındaki borç-alacak ilişkilerinin karşılaştırılması ve sonrasında arşivlenmesi gerekir. Ay sonunda düzenli şekilde takibi gereken bu işlemin, dijital ortam avantajıyla yapılması iş yükünü azaltır. 

Norma’nın Ücretsiz Ön Muhasebe Hizmeti ile İş Yönetiminizi Kolaylaştırın 

Şirket kuruluşu, ticari hesap işlemleri, ön-muhasebe yönetimi, e-Dönüşüm uygulamalarına geçiş gibi ihtiyaçlarınız için farklı farklı uygulamalar kullanmanız gerekebilir. Bunun yerine şirketinizin tüm finansal yönetimini tek platformdan yapmanız size zaman ve maliyet tasarrufu sağlayacaktır.

Norma, cari hesap takibi, nakit akışı yönetimi, gelir-gider takibi, fatura kesme gibi tüm ön muhasebe işlemlerinizi, Norma ticari hesabınızla entegre bir şekilde tek platformdan yönetmenizi sağlar. Finansal işlemlerinizi daha kolay takip etmek için hemen Norma’ya kayıt olun, işini Norma ile yönetenlerin arasında katılın .