Ön Muhasebe Nedir?

Şirket yönetiminin mali kapsam anlamında en önemli unsurlarından biri olan ön muhasebe çalışmaları hem üretim-arz bakımından hem de kâr-zarar açısından veriler ışığında şirket girdilerini ve çıktılarını takip etmenizi sağlar. Takip sonrası gerekli raporlama ve bildirim işlemleri için yapılacak hazırlıklar ön muhasebe kayıtlarının ardından gerçekleştirilir.

Ön Muhasebe Nedir, Nasıl Yapılır?

Ön muhasebe şirketlerin nakit akışı, stok takibi, çek-senet verileri, banka hesapları gibi temel finans unsurlarını inceleyen yönetim departmanlarının ve bu departmanlarca yürütülen işlemlerin genel adıdır. 

Bu bağlamda ön muhasebe işlemleri bünyesinde takibi yapılan ve yönetimin finansal hamlelerini belirleyen incelemeye tabii kategoriler şu şekildedir:

• Kasa takibi

• Cari hesap takibi

• Borç – alacak takibi

• Banka hesapları ve işlemleri takibi

• Müşteri – tedarikçi hesap takibi

• Stok takibi

• Çalışan takibi

Ön muhasebenin inceleme ve çalışma alanları arasında daha pek çok kategori bulunmakla birlikte her kategori şirketin mali yönetimi açısından ayrı bir öneme sahiptir. 

Günlük nakit akışının takibi sonraki vadelerde şirketin ön gördüğü kâr/zarar veya yatırım kategorilerini etkilerken; müşteri-tedarikçi takibiyle yapılan inceleme borç-alacak ilişkisinde değişimlere sebep olabilir. Bu nedenle ön muhasebe işlemlerinin şirket yönetimindeki yer ve önemi oldukça fazladır.

Ön Muhasebe Neden Önemlidir?

Müşteri ve tedarikçi ilişkisinin takip edildiği, borç-alacak ilişkilerinin kayıt edildiği ve kasa hesabının kayıt altına alındığı ön muhasebe kayıtları; işletme yönetimindeki en mühim referanslardan biridir. 

İşletme döngüsünde yapılacak yatırım veya değişim hamleleri, kısa dönem satın alım veya satış kararları, borç ilişkilerinden kaynaklı bankacılık faaliyetleri ve kredi kullanımları gibi sayısız iş ve işlem için ön muhasebe kaydı kontrol edilir. İşletme yöneticileri için kısa-orta vadede uygulanacak kararlar ve geleceğe yönelik vizyoner süreçler için ön muhasebe kayıtları işletmenin hacmine ışık tutan önemli kayıtlardır. 

Ön Muhasebe Neleri Kapsar? 

Firma yönetim aşamalarının maddi kazanç elde edebilmek ve şirketin gelecek yatırımlarını korumak adına öngörülebilir ve çözüm odaklı muhasebe çalışmalarıyla desteklenmesi gerekir. Bu bakımdan ön muhasebe işlemleri çalışma alanları sebebiyle mali yönetimin bel kemiği konumundadır. Çünkü kapsadığı inceleme kategorilerinin tamamı şirketin mevcut varlığı ve hedeflediği başarı arasında gidilen yolun haritası gibidir. 

Ön muhasebe çalışmaları; müşteri – tedarikçi takipleri, kasa/banka hesabı takibi, çek – senet takibi, çalışan takibi ve fatura-irsaliye takibi gibi tüm şirket faaliyetlerini etkileyen alanları kapsar.

Müşteri ve Tedarikçi Hesap Takipleri

İki kişinin ürün/hizmet veya nakit sebebiyle birbirine olan alacaklarını ayrı ayrı istemekten vazgeçerek; bahsi geçen alacakları belirlenen kesim tarihinde ödemek üzere kaydettikleri hesaba cari hesap denir. 

Müşteri ve tedarikçi arasındaki alacak ilişkisi sürekli ise cari hesap kaydı tutularak bu ilişki içerisinde yapılan hareketler hesap üzerinden takip edilir. Bir şirket için kâr durumunu etkileyen en önemli faktörlerin başında müşteri-tedarikçi hesap takibi gelmektedir.

Kasa Hesap Takibi

Bilanço aktiflerinden biri olarak dönen varlıklar kategorisinde yer alan kasa hesabı, şirketlerin ulusal ve döviz bazındaki paraların takibini yapmak için kullanılır. 

Gelir-gider dengesinin kurulması, nakit akışının tespiti ve kâr marjının hesaplanması açısından kasa hesabı son derece önemlidir. Kasa hesabında daimî olarak alacak bakiyesi oluşturulmadan işlem yapılır.

Banka Hesabı Takibi

Firmaların müşterisi olduğu bankalarla ilişkisini, borç – alacak veya ödeme bilgileri de dahil olmak üzere takip eden kredilendirme hareketlerini kayıt altına alan ve şirketin nakit akışına dahil olan banka hareketlerinin incelendiği hesaptır. Vadeli işlemler ve vadesiz akışlar farklı kategorilerde ele alınır.

Çek / Senet Takibi

Firmanın alım – satım veya borç – alacak işlemlerinin çek/senet ile yapılması durumunda ön muhasebe tarafında bilgi girişinin yapıldığı hesaptır. 

Bu hesabın hareketleri şirketin maddi varlıklarından doğan ya da ticari faaliyetlerinden kaynaklanan tüm hamleleri etkileyebilir.

Stok Takibi

Şirket tarafından üretimi yapılan ya da farklı kanallar aracılığıyla tedariki sürdürülen mal/hizmetin arzdan evvel bir süre beklemede kalmasına ya da yığma hareketlerinden oluşan mal/ürün toplama işlemine stok adı verilir. 

Stok takibi ön muhasebenin önemli kayıt alanlarından biridir ve firmanın arz – talep dengesinde ürün/hizmet varlığının takibini sağlar.

Fatura ve İrsaliye İşlemleri

Şirketlerin ticari faaliyetleri kapsamında yasa gereği yükümlü oldukları faturalandırma işlemleri bulunur. İrsaliye ve faturaların girdileri ön muhasebe işlemleri sırasında takip edilir.

Çalışan Takibi

Çalışanlara karşı şirketin sorumluluklarının yerine getirilmesi ve mali döngüde çalışanlara ayrılan bütçenin yönetimi ön muhasebe ile sağlanır. Aynı zamanda çalışma durumlarına bağlı olarak elde ettikleri hakların takibi ve eksik bakiyelerin hesabı da bu kategoride incelenir.

Ön Muhasebe Tutarken Dikkat Edilmesi Gerekenler

Ön muhasebe tutmak işletmeler ve şirket yönetimleri için taşıdığı kritik önemden ötürü titizlikle yürütülmesi gereken bir çalışmadır. Bu bağlamda ön muhasebe kayıtlarının takibi, rapor düzenlemeleri ve yükümlülüklerden kaynaklı muhasebe işlemlerinin yapılması için profesyonel muhasebe hizmetlerinden faydalanmanız gerekir. 

Hangi İşletmeler Ön Muhasebe Tutmalıdır?

Kâr amacı güdüp gütmemesinden bağımsız olarak her işletme ön muhasebe kaydı tutabilir. Bu kayıtlarda temel amaç işletmeye ait stok, borç, alacak, vergi ve sair mali durumların takibini yapmaktır. Dolayısıyla her işletme için önem taşıyan bu kalemlerin kayıt altına alınması ve düzenli takibi; yönetimde kolaylık sağlar. Ayrıca işletmelerin yönetimlerine ait yasal yükümlülük ve beyan süreçlerinde ön muhasebe kayıtları yardımcı bilgiler içerir ve işlevsel olarak yönetim sürecine katkı sunar. 

Ön Muhasebe Yazılımlarının Avantajları Nelerdir?

Dijital yönetimin avantajlı araçlarından biri olan ön muhasebe yazılımları; işletmeler için pek çok tasarruf hareketini ve risk önleyici zemini beraberinde getirir. 

İlk olarak; ön muhasebe yazılımları, işletmelerin geleneksel kayıt tutma işlemleriyle vakit kaybı yaşamalarını önlemektedir. Fiziki kayıt sisteminin içinde bulundurduğu riskler; kayıtların kaybı, yıpranması, unutulması vb. sorunlarla işlerin aksamasına neden olur. Bu bağlamda hatırlatıcı ve uyarıcı özellikli muhasebe yazılımları; kayıtların kaybolma riski olmadan saklanmasına, yer ve zaman tasarrufuna hizmet eder. 

Ön muhasebe işlemlerinin belirli kategorileri; yazılımlarda şablon halinde bulunur. Bu sayede fiziki kayıt sürecindeki gibi işlem kaydının taslağına ihtiyaç duymadan; yazılımın yönlendirici özelliğinden faydalanarak hızlı kayıt yapmak mümkündür. Ayrıca dijital muhasebe yazılımları işletmelerin fiziki kayıt işlemlerindeki kâğıt ve kırtasiye masrafını ortadan kaldırır. Bu sayede hem mali bir tasarruf desteklenir hem de kâğıt tüketiminin azalmasına katkı sağlanır. 

Şirketinizin Ön Muhasebesini Norma ile Yönetin!

Norma sayesinde işletmenizin ihtiyaç duyduğu tüm ön muhasebe hizmetlerini, dijital dönüşümlere entegre olmuş bir çalışma felsefesiyle almanın avantajını yaşayabilirsiniz. Norma ile gelir – gider, alacak – borç ve cari hesap kontrollerini, vergi kayıt süreçlerini ve kayıtlarını tek platform üzerinden yönetmenin kolaylığından faydalanabilirsiniz. 

Norma aynı zamanda tüm bankacılık işlemleriniz ve e-SMM ihtiyaçlarınız için profesyonel platform hizmetiyle yönetimde vakit ve enerji tasarrufu sağlamanıza yardımcı olur. Siz de işlevsel yönetimde dijital platform avantajını yaşaman için, Norma’ya geçin!