Özlük Dosyası Nedir? Özlük Dosyasında Olması Gerekenler

Kısaca; ilk iş gününden son iş gününe değin çalışana özgü bilgilerin toplandığı dosyaya “personel özlük dosyası” adı verilir. 

Özlük Dosyası Nedir?  

Personel özlük dosyası; işe alımı yapılan çalışanların ilk günden itibaren çalışma süreleri boyunca ve çalışma süreleri sonunda kişiye özgü bilgilerinin toplandığı dosyalardır. Bu dosyalarda çalışanların işe alım belgelerinden izin belgelerine, unvan değişikliği yazılarından ücret bordrolarına kadar sayısız kategoride bilginin belgelendirmesi yapılır. 

Personel yönetimi esasları arasında yer alan özlük dosyası; 4827 sayılı İş Kanunu gereğince tutulması zorunlu dosyalar arasında yer alır. Aynı zamanda bu dosyaların güvenliği yine kanun yoluyla işveren sorumluluğundadır. Saklamakla yükümlü olunan özlük dosyası evrakları denetim sırasında gerekli görülürse işveren tarafından ibraz edilmelidir. 

Personel Özlük Dosyası Nasıl Hazırlanır? 

Şirketlerin insan kaynakları departmanı tarafından hazırlanan özlük dosyasının tutulmasına ilişkin esaslar belge listesiyle ilgilidir. Yani önemli olan husus; kanuna göre beyanı zorunlu içeriklerin dosyada eksiksiz şekilde bulundurulmasıdır.

Özlük dosyasının tutuluş şeklini biçim bakımından tanımlayan bir kanuni esas bulunmaz. Her yönetim istediği biçim özelliklerine uygun olarak özlük dosyası hazırlayabilir. Önemli olan her personel için ayrı ayrı ve istenen bilgilerin eksiksiz şekilde doldurulduğu dosyalar hazırlanmasıdır. 

Özlük dosyası nasıl hazırlanır sorusuna yönelik en net cevap kanun hükmüne uygun hazırlanması olacaktır. Genel bir liste dahilinde her personelin işe girişinden itibaren iş akdinin son bulduğu güne kadar bilgi girişi bu dosyalara yapılmak zorundadır. 

Klasör biçiminde tutulan dosyalarda bir karışıklık olmaması açısından takip çizelgesi olması denetim sırasında tespiti kolaylaştırır. İş başlangıç kaydıyla birlikte dosyada toplanan belgeler denetimde sunulmak üzere işin kategorisine bağlı olarak farklı süre zarflarında saklanmalıdır. 

Özlük Dosyası Bulundurmak Zorunlu mu? 

İşçi özlük dosyası; şirket yönetimlerinin personellerine dair iş akdinin başlangıcından itibaren kanun yoluyla bildirilen belgelerinin kayıt altına alındığı dosyalardır. İşveren firmalar açısından özlük dosyası hazırlama ve saklama yükümlülüğü İş Kanunu yoluyla zorunlu kılınmıştır. 

4827 sayılı İş Kanununun 75. maddesi gereği işçilerin iş başlangıcından iş akdinin sonlandığı süre zarfında belirtilen belgelerin kayıt altına alınması gerekir. Bu belgelerin hangi kapsamda ve kategoride olması gerektiği ile özlük dosyasında olması gerekenler aynı kanun hükmüyle belirlenmiştir. 

Özlük dosyası belgeleri eksik olan ya da işçi özlük dosyasını gerekli şekilde kayıt altına almayan şirketlerin yaptırımla karşılaşması söz konusudur. Çalışanların iş yaşamı boyunca belirli kategorilerde belgelendirilen iş ve işlemlerinin denetim sırasında beyanı için özlük dosyası esas alınır. 

Özlük dosyası hem işverenin çalışanını gerekli hallerde yetkililere bildirimi için hem de işçinin çalışma süreci boyunca hakkında yapılan iş ve işlemleri takibi için resmi nitelik taşır. Dolayısıyla her firma çalışanlarının özlük bilgilerini içeren dosyaları hazırlamak ve saklamakla yükümlüdür. 

Özlük İşlemlerinin Kapsamına Neler Girer? 

Özlük işlemleri personellerin yalnızca işe girişlerinin kayıt altına alınmasını kapsamaz. Çalışanların iş akdinin sonlandığı güne kadar ve sonrasındaki süreçte saklanması gereken belgeler izin ve rapor evraklarından, maaş ve statü değişim bilgilerine değin geniş bir kapsama sahiptir. İşverenleri iş başlangıcı yapılmadan evvel adaylardan istediği başvuru belgeleri de özlük dosyasında yer alır.  

Her şirketin başvuru süreci, form ve bilgi beyan belgeleri birbirinden farklıdır. Dolayısıyla her özlük dosyasının içeriği de farklılık gösterebilir. Burada önemli olan kanunda belirtilen bulundurulması zorunlu belge beyanlarının dosyada yer almasını sağlamaktır.  

Özlük dosyası nasıl tutulur sorusunu içerik cevabı kanun yoluyla bildirilse de formata ilişkin kesin bir çerçeve yoktur. Format bakımından ilgili kanunda özlük dosyalarına ilişkin bir madde bulunmaz. Yönetimler kendi belirledikleri formatlar ve biçimlerde özlük dosyalarını kayıt altına alabilir. Kolaylık sağlaması açısından dijital ortamda kayıt altına alınan ve kategori klasörleri şeklinde tutulan özlük kayıtları sıklıkla tercih edilir. 

Özlük Dosyası Ne Kadar Süre Saklanmalı? 

Çalışanların özlük dosyalarına ilişkin içerik bilgileri ve saklama süreleri mevzuat aracılığıyla bildirilir. İçerik bilgileri İş Kanunu çerçevesinde kapsamı belirlenen bir konudur. Düzenlenen dosyaların saklama ve yetkili mercilerin isteği doğrultusunda beyan edilmesi yükümlülüklerinden işveren sorumludur. İş Kanununda özlük dosyalarının saklanmasına dair kesin bir tarih hükmü bulunmaz. Ancak işverenler saklama sürelerini SGK mevzuatında belirlenen süreyi baz alarak belirlemektedir. 

Özlük dosyası nedir ve nasıl saklanmalıdır gibi sorulara net cevapları alabilmek ilgili mevzuatı incelemekle mümkündür. SGK mevzuatı gereğince işveren ve iş yeri sahipleri oluşturdukları dosyanın yılı başlangıç kabul edilmek üzere özlük dosyalarını 10 yıl boyunca saklamak zorundadır. Kamu idareleri için bu süre otuz yıl olarak belirlenmiştir. Bu süre zarfında özlük belgelerinin beyanı yetkili merciler tarafından talep edildiğinde işverenler 15 gün içinde ilgili dosyayı ibraz etmekle yükümlüdür. 

Özlük Dosyasında Bulunması Gereken Evraklar 

Özlük dosyaları hazırlanırken işverenlerin özlük işleri nedir ve nasıl kayıt altına alınır gibi hususlarda detaylı bilgi edinmesi gerekir. Çünkü özlük dosyalarında yalnızca işe giriş ya da işten ayrılış belgeleri değil, çalışanın tüm çalışma süreci boyunca kayıt altına alınması gereken belirli belgeleri yer alır. 

Özlük dosyasından bulunması gereken evraklar şu şekilde sıralanabilir; 

• İşe giriş bildirgesi 
• Askerlik durum bildirimi (Erkek çalışanları kapsar) 
• Çalışana ait 2 adet vesikalık fotoğraf 
• Diploma örneği 
• Sağlık raporu 
• Nüfus cüzdan fotokopisi 
• İşçi-işveren sözleşme örneği 
• Çalışana ait yerleşim yeri belgesi 
• Nüfus kayıt örneği
• Maaş bordrosu

Özlük dosyasında bulunması gereken evraklara ilişkin kanuni esaslar İş Kanunu aracılığıyla işverenlere bildirilmiştir. Kayıt altına alma ve saklama hususunda işverenlerin kanun yoluyla zorunlu olması; bu dosyaların gerekli şekilde tutulmaması durumunda yaptırımlarla karşılaşılmasına neden olur. Özlük dosyası eksik evrak cezası 2022 yılını da kapsayacak şekilde ilgili kanun yoluyla işverenlere bildirilmiştir.  

İş Süresince Özlük Dosyasında Bulunması Gerekenler 

Çalışanların özlük dosyalarında iş akdinin devam ettiği süre boyunca bulundurulması ve kayıt altına alınması gereken evraklar mevcuttur. Bunlar arasında;

• Yıllık izin belgeleri
• Doğum izni için alınan çalışamaz raporu
• Emzirme izinleri için düzenlenen belgeler 
• İş göremez raporları
• Ücret bordroları
• Maaş zammı ve unvan değişikliğine ilişkin yazılar yer alır. 

Aynı zamanda çalışanlar işe devam ettiği süre boyunca özlük dosyalarına varsa iş kazalarına dair tutanaklar, farklı şubeye transferlerde rıza metni ve olay tespit formları ile personel uyarı belgeleri de işlenmelidir.  

İşten Çıktıktan Sonra Özlük Dosyasında Bulunması Gerekenler 

Personellerin iş akdinin sonlandırılması veya istifa ve emeklilik sebebiyle işten ayrılmaları sonucunda özlük dosyasına bu işlemleri belgeleyen evraklar eklenmelidir. İşten çıktıktan sonra özlük dosyasında bulunması gereken belgelerin başında; istifa dilekçesi, ihbar tazminatına ilişkin bordro örnekleri, kıdem tazminatı bordroları, ibraname, fesih bildirimi ve SGK işten ayrılış bildirgesi yer alır.  

Özlük Dosyası Tutulmazsa Ne Olur? 

Özlük dosyası düzenleme işlemleri ve iş akdinin sonlanması sonrasında belirli müddet saklama sorumluluğu işverene aittir. Bu sorumluluk işverene İş Kanunu yoluyla verildiğinden özlük dosyasının tutulmaması halinde işverenler için cezai işlemler uygulanır. 

Denetim mekanizmalarının çalışanlara ilişkin talebi doğrultusunda her işveren özlük dosyalarını 15 gün içinde ibraz etmek zorundadır. Çalışanlara yönelik özlük dosyalarının ibraz edilmemesi durumunda yetkili merciler tarafından firmaya kanun kapsamında para cezası uygulanır.  

Özlük Dosyası Eksik Evrak Cezası 

Kanun yoluyla işverenler için zorunlu kılınan özlük dosyası tutma ve saklama yükümlülüğü yerine getirilmezse firmaya para cezası kesilir. İlgili kurumların ve yetkili mercilerin talebi doğrultusunda çalışana ait özlük dosyalarının ibraz edilmediği haller için de para cezası söz konusudur. 

Yine aynı dosya incelemesinde eksik evrak tespitinin bulunması durumunda firmaya maddi ceza uygulaması yapılır. İş Kanunu aracılığıyla belirlenen cezai müeyyideler gereği; özlük dosyası tutmamanın cezası 2022 yılı için 4.173,00 TL’dir. 

Şirket Yönetiminde Profesyonel Platform Desteği! 

Şirketlerin kuruluş aşamasında itibaren her büyüme adımı farklı prosedürleri, mali sorumlulukları ve takip alanlarını beraberinde getirir. Dolayısıyla büyüme hareketleri arttıkça yükümlülük alanları da artar. 

Yönetimde e-dönüşüm modelinin verdiği rahatlığı ve şirket kuruluşundan yönetimine kadar tüm alanlarda profesyonel desteği sunan bir platformla işinizi büyütmek artık çok daha kolay! Norma iş birliği ile e-fatura, e-SMM, e-arşiv fatura ve tüm e-dönüşüm hizmetlerine kolayca ulaşabilir, ön muhasebe ve finansal danışmanlık hizmetlerinden en nitelikli şekilde yararlanabilirsiniz!