Proforma Fatura Nedir?

Proforma Fatura Nedir?

Ön fatura anlamına da gelen proforma faturaların kullanımında belirtilmesi gereken önemli hususlardan biri, belgenin vergi kanununda herhangi bir kapsayıcı özelliği olmamasıdır. Yani proforma fatura, ticari faaliyetlerde iki tarafın da kendini güvenceye almak adına yaptığı bir uygulamadır. Ayrıca proforma faturanın, açık ve kapalı faturalar gibi düzenlenme zorunluluğu yoktur.

Proforma fatura kullanımı ile firmalar ticari işleyişlerini sürdürülebilir hale getirmiş olur. Kullanım zorunluluğu olmasa da işlevsellik bakımından oldukça faydalı olması, bu faturanın düzenlenmesinin sık tercih edilmesine sebep olur. 

Günümüzde bireyler arasında ön fatura olarak da ifade edilen proforma fatura, esas faturanın kesilmeden önceki son halini özetler. Satıcı firmanın kaşe ve imza atması, ürünleri detaylandırması ve fiyat hakkında taahhütte bulunması alıcı kişi ya da kurumların güven duymasını sağlar. Kanuni bir kapsayıcı özelliği bulunmasa da ticari hayatta güven kavramı oldukça mühim olduğu için proforma fatura olmazsa olmazlardandır.

Proforma Faturanın Amacı Nedir?

Proforma faturalar temelde taraflar arasında bir ön anlaşma evrakı olarak düzenlenir. Mali denetim ve yönetim anlamında resmi bir işlevi olmayan bu fatura çeşitlerinde; fatura düzenleme bilgileri, ödeme ve teslimata ilişkin bilgiler, satışın ve ödeme aktarım alternatiflerinin tutar bilgisi ile alıcı ve satıcıya ait kimlik bilgileri bulunur. Dolayısıyla aslında ön fatura anlamı taşıyan proforma faturalar tarafların birbirine ilişkin bilgi kayıtlarını yapabilmesi ve alışverişin ön onayının verilmesi için kullanılır.  

 Alıcılar tarafından alışverişe onay vermesi halinde proforma faturaların ardından satışa ait resmi fatura düzenlenir. Satışta alıcı ve satıcı bilgilerinin netleşmesi ve taraflar arasında bir ön anlaşma sağlanması için proforma faturalar kullanılır. Bu anlaşma alıcı ve satıcı arasındaki satışa yönelik güven ilişkisine de katkı sunar. Ayrıca satışın ödeme ve teslimat bilgilerinin taraflara iletilmesi için kullanılan evraklardan biri de proforma faturalardır. 

Proforma Faturalar Hangi İşlemlerde Kullanılır?

Mali açıdan bir yükümlülük içermeyen ve resmi faturalardan ayrışan proforma faturalar; özellikle dış ticaret işlemleri için yoğun şekilde tercih edilir. Dış ticaret alışverişlerinde tarafların söz konusu satışa yönelik ön anlaşmasının belgesi olarak proforma fatura düzenlenir. Bu sayede taraflar arasında güven ilişkisi desteklenir. Ayrıca ticaret mensuplarının tercihine bağlı olarak ulusal ticari anlaşmalarda da güven ilişkisinin temini için proforma fatura kesilebilir. 

Proforma Faturada Olması Gereken Bilgiler Nelerdir?

Proforma faturanın sık kullanımı, konuya hâkim olmayan kişilerin zihninde birçok sorunun doğmasına neden oluyor. Bunlardan en önemlisi de proforma faturada nelerin olması gerektiğidir. 

Proforma faturayı oluştururken genellikle hazır bir şablon kullanılır. Temiz bir görünüme ve karmaşıklıktan uzak bir tasarıma sahip olması, müşteri için güven teşkil eder. 

Peki proforma faturanın üzerinde hangi bilgiler olmalıdır? Bunları birkaç başlık altında belirtmek mümkün:

• Faturanın düzenlenme tarihi,
• Alınan ürün ya da hizmetin tanımı,
• Alıcı ve satıcının bilgileri,
• Ödeme cinsi ve miktarı,
• Sunulan ürünlerin üretim yeri,
• Teslimat yöntemi,
• Sigorta prim tutarları,
• Ürünlerin ebat, ağırlık ve şekli ile birlikte ambalajlama yöntemlerinin detayları proforma faturada bulunması gereken bilgilerdir.

Son olarak da firma kaşesi vurulur ve yetkili bir kişi tarafından elle imza atılır.

Proforma Fatura Nasıl Düzenlenir?

Proforma faturanın düzenlenme yöntemi, açık ve kapalı faturaların düzenlenme şekli ile benzerlikler gösterir. Bakıldığı zaman düzenlenme mantığı büyük ölçüde aynıdır. Proforma fatura düzenlenirken faturanın sağ üst kısmına numaralandırma yapılır ve tarih atılır. Ayrıca sol üst köşesine de alıcı ve satıcının bilgileri yazılır. Diğer faturalarda olduğu gibi belgenin gövde diye adlandırılan kısmına ürün ya da hizmet hakkında detaylandırılmalar yapılır.

Öte yandan dikkat edilmesi gereken hususlardan birisi de proforma faturanın düzenlenmesi sırasında antetli kâğıt kullanılmasıdır. Bu sayede çift nüsha elde edilir ve bir nüshası müşteriye verilirken diğer nüshası da satıcı firmanın bünyesinde kalmış olur.

İşletmenizin İhtiyaç Duyduğu Tüm Akıllı Çözümler Norma’da!

Norma’nın yeni nesil platform hizmetiyle işletmenizin ihtiyaç duyduğu tüm mali yönetim alanları için işlevsel dijital platform avantajından yararlanın! Ön muhasebe, e-Dönüşüm, bankacılık ve mali yönetim araçlarının tümünü tek çatı altında yönetmek; işletmelerin vakit ve enerji tasarrufuna katkı sunar. Bu sayede işletmeniz için gereken tüm kayıt tutma, e-belge yönetimi ve ön muhasebe hizmetlerini Norma ile takibe alabilir; vaktinizi ve enerjinizi işinize ayırabilirsiniz!