Ön Muhasebe Norma ile Ön Muhasebe İşlerini Hiç Olmadığı Kadar Kolaylaştır

Ön muhasebe, şirketlerin nakit akışı, stok takibi, çek-senet verileri, banka hesapları gibi temel finans unsurlarını inceleyen yönetim departmanlarının ve bu departmanlarca yürütülen işlemlerin genel adıdır. Ön muhasebe işlemleri bünyesinde takibi yapılan kategoriler şu şekildedir:

1- Kasa takibi

2- Cari hesap takibi

3- Borç – alacak takibi

4- Banka hesapları ve işlemleri takibi

5- Müşteri – tedarikçi hesap takibi

6- Stok takibi

7- Çalışan takibi

Ön muhasebe çalışmaları; müşteri – tedarikçi takipleri, kasa/banka hesabı takibi, çek – senet takibi, çalışan takibi ve fatura-irsaliye takibi gibi tüm şirket faaliyetlerini etkileyen alanları kapsar.

İki kişinin ürün/hizmet veya nakit sebebiyle birbirine olan alacaklarını ayrı ayrı istemekten vazgeçerek; bahsi geçen alacakları belirlenen kesim tarihinde ödemek üzere kaydettikleri hesaba cari hesap denir.

Müşteri ve tedarikçi arasındaki alacak ilişkisi sürekli ise cari hesap kaydı tutularak bu ilişki içerisinde yapılan hareketler hesap üzerinden takip edilir. Bir şirket için kâr durumunu etkileyen en önemli faktörlerin başında müşteri-tedarikçi hesap takibi gelmektedir.

Bilanço aktiflerinden biri olarak dönen varlıklar kategorisinde yer alan kasa hesabı, şirketlerin ulusal ve döviz bazındaki paraların takibini yapmak için kullanılır. Gelir-gider dengesinin kurulması, nakit akışının tespiti ve kâr marjının hesaplanması açısından kasa hesabı son derece önemlidir. Kasa hesabında daimî olarak alacak bakiyesi oluşturulmadan işlem yapılır. İşletmenizin TL veya döviz cinsinden para giriş-çıkışlarını Norma Nakit Hesabınıza manuel olarak ekleyerek tüm nakit akışınızı tek platformdan takip edebilirsiniz

Firmaların müşterisi olduğu bankalarla ilişkisini, borç – alacak veya ödeme bilgileri de dahil olmak üzere takip eden kredilendirme hareketlerini kayıt altına alan ve şirketin nakit akışına dahil olan banka hareketlerinin incelendiği hesaptır. Vadeli işlemler ve vadesiz akışlar farklı kategorilerde ele alınır. Farklı banka hesaplarındaki hesap hareketlerinizi Norma Banka Hesabınıza manuel olarak ekleyerek uygulama üzerinden kolayca takip edebilirsiniz.

Firmanın alım – satım veya borç – alacak işlemlerinin çek/senet ile yapılması durumunda ön muhasebe tarafında bilgi girişinin yapıldığı hesaptır. Bu hesabın hareketleri şirketin maddi varlıklarından doğan ya da ticari faaliyetlerinden kaynaklanan tüm hamleleri etkileyebilir.

Şirket tarafından üretimi yapılan ya da farklı kanallar aracılığıyla tedariği sürdürülen mal veya hizmetin arzdan önce bir süre beklemede kalmasına ya da yığma hareketlerinden oluşan mal/ürün toplama işlemine stok adı verilir. Stok takibi ön muhasebenin önemli kayıt alanlarından biridir ve firmanın arz – talep dengesinde ürün/hizmet varlığının takibini sağlar.

Çalışanlara karşı şirketin sorumluluklarının yerine getirilmesi ve mali döngüde çalışanlara ayrılan bütçenin yönetimi ön muhasebe ile sağlanır. Aynı zamanda çalışma durumlarına bağlı olarak elde ettikleri hakların takibi ve eksik bakiyelerin hesabı da bu kategoride incelenir.

Açık faturalar, satılan ürünlerin parasının satış işlemi esnasında tahsil edilmediği, belirlenen bir vadede tahsil edileceği durumlarda düzenlenir. Kısaca ödemenin daha sonra alınacağı durumlarda başvurulur.

Kapalı fatura, yapılan ticari faaliyetin peşin ödeme ile gerçekleştirildiği durumlarda düzenlenir. Genel tanımı itibariyle firma tarafından satın alınan mal ya da hizmetin parasının o an ödendiği, ileriye yönelik herhangi bir borç olmadığı, bu fatura ile kanıt altına alınmış olur. Bu belgeye sahip olan bir müşteri, herhangi bir borcu olmadığını ispatlamış olur.

Sevk irsaliyesi, en az iki taraf arasında bir mala ilişkin taşıma ve nakliye işlemlerinin yapılması halinde o mala dair bilgilendirmenin bulunduğu belgedir. Belgelendirmenin yapılabilmesi için gerekli bilgi sütunları doldurulmalı, yetkili imza ve mühürleri tam olmalıdır.

İşlevsel olarak fatura içeriğiyle aynı olan sevk irsaliyesi, fatura yerine kullanılamaz. Sevk irsaliyesi üç nüsha halinde düzenlenir ve kim tarafından taşınırsa taşınsın (alıcı veya satıcı) bir nüshası malın taşındığı araçta bulunmak zorundadır.

Satıcı firmanın alıcı adına düzenlediği, mal ve hizmetin satıldığını gösteren belgedir.

e-Fatura, elektronik ortamda hazırlanan bir fatura çeşididir. e-fatura kayıtlı kullanıcılar arasında/kendi içinde kapalı devre çalışan bir sistem. Bunun dışındaki her durumda kağıt fatura düzenlemek yerine e-arşiv fatura düzenlenir.

Profesyonel danışmanlık hizmetimiz ile beraber, e-fatura servisini de sizlerle buluşturuyoruz. E-fatura kullanarak işlemlerinizde zamandan tasarruf sağlayabilirsiniz. Ek olarak, GİB'in tebliğinde yer alan son güncelleme ile, 2020 ve 2021 yılı brüt satış hasılatı 4 milyon TL, 2022 ve müteakip hesap dönemleri için 3 milyon TL ve üzeri olan mükelleflerin e-fatura geçiş zorunluluğu bulunmaktadır.

Evet, şirketinizi kurduktan sonra, istediğiniz zaman e-fatura sistemine dahil olabilirsiniz.

E-fatura mükellefi olan firmalar ve şirketler, sadece e-fatura kesebilmektedir. E-faturaya geçtikten sonra kağıt fatura kesilemediği gibi, geçmişten kalan basılı faturalar da kullanılamayacaktır.

E-fatura sistemine dahilseniz ve fatura keseceğiniz kullanıcı e-fatura kullanmıyorsa, e-arşiv faturası kesmeniz gerekmektedir.

Vergi Usul Kanunu'na göre söz konusu saklama zorunluluğu e-faturanın düzenlendiği veya alındığı yılı takip eden 5 yıl, Türk Ticaret Kanunu açısından ise 10 yıldır.

Norma uygulamasından fatura keserken, alıcının TCKN veya VKN bilgisini uygulamaya girdiğinizde, alıcının e-fatura mükellefi olup olmadığı bilgisini öğrenebilirsiniz. Ayrıca, e-Belge internet adresinden de kullanıcıların e-fatura mükellefi olup olmadığını kontrol edebilirsiniz. 

e-Arşiv fatura, elektronik fatura uygulaması kapsamı dışında kalan kurum-kişi arasındaki kağıt fatura işlemleri ve saklanmasının elektronik ortama taşındığı fatura türüdür. e-Arşiv mükellefi firmanın fatura keseceği kurum da e fatura kullanıcısı ise, e-Arşiv değil e-Fatura kesilmelidir.

E-Fatura mükellefi, karşı tarafta E- fatura mükellefi olduğu taktirde E-Fatura kesmek zorundadır. Ancak karşı tarafın E- fatura mükellefiyeti olmadığı durumlarda E Arşiv Fatura kesebilir. Bunun için E- arşiv fatura mükellefiyetine geçmek zorunluluğu yoktur.

Vergi usul kanununa göre, e-arşiv kullanıcısı olabilmek için, e-fatura üyeliğinizin bulunması gerekmektedir. 

E-fatura kullanıcıları, sadece sistemde kayıtlı e-fatura kullanıcılarına e-fatura gönderebilmekte ve alabilmektedir. E-Arşiv ise, e-fatura kullanıcısı olmayan firma ve tüketicilere kesilen faturaların, elektronik ortamda düzenlenmesini, ikinci nüshalarının saklanmasını ve ibraz edilmesine olanak tanır.

Temel e-Fatura, faturanın göndericiden direkt olarak alıcıya ulaşmasını amaçlayan e-Faturadır. Fatura alıcısı, faturada herhangi bir teknik problem olmadığı sürece faturayı kabul etmek zorundadır. Alıcılar temel e-Faturaları reddedemez.

Ticari e-Faturada faturayı alan kişi, reddetme, kabul etme ya da iptal etme gibi seçeneklere sahiptir. E-faturayı yollayan taraf, alıcıdan bu yönde bir cevap bekler.

İhracat faturası, yurt dışına yapılan satış karşılığında matbu olarak düzenlenebilir ve gümrük idaresine sunulan Gümrük Çıkış Beyannamesi ile birlikte gönderilir.

Bir işletmenin sattığı ürün veya hizmeti belgelemek için müşterilerine kestiği faturalardır. Her satışın belgelenerek yasallaşması gerekir. Bir satış faturasında satılan malın cinsi, ismi, miktarı, birim satış fiyatı, ve toplam bedeli gibi bilgiler beyan edilir.

Vergi mükellefiyeti olmayan kişiden alınan hizmet karşılığında hizmet veren belge düzenleyemeyeceği için gider belgesini siz düzenlersiniz. Bu belge üzerinde de kesinti yaparsınız. Satıştı faturasına bu kesinti eklendiği takdir de tevkifatlı fatura oluşturulmuş olur.

Bir müşterinin satın aldığı bir ürünü, satıcıya iade etmesi halinde iade faturası düzenlenir. Müşteri isterse satın aldığı bir ürünü, ürünlerin bir kısmını veya hepsini iade etme hakkına sahiptir. İade edilen ürün ve oranı esas alınarak iade faturası kesilir.

Eğer makbuz kesilen müşteri gelir vergisi mükellefi değilse, stopajsız olarak yalnızca KDV’li şekilde serbest meslek makbuzu düzenlenebilir.

Çekten proforma faturaya, tahsilat makbuzundan gider pusulasına onlarca konuda içeriğe Norma Blog'un Ön-Muhasebe Rehberinden ulaşabilirsiniz.

Norma, kendi işini yöneten herkesin finansal süreçlerini daha kolay ve hızlı hale getirerek zamandan ve maliyetten tasarruf etmesini sağlayan bir finans platformudur.

Norma’da, işinizin finansal süreçlerini yönetmek için ihtiyacınız olan kurumsal hesap işlemlerinden ve ön muhasebe hizmetlerinden ücretsiz olarak faydalanabilirsiniz.

Norma’nın ücretsiz şirket kuruluşu danışmanlığından faydalanarak şahıs şirketinizi oturduğunuz yerden kurabilir veya var olan şirketinizi Norma'ya ekleyebilirsiniz. 

Daha fazla bilgi için Sıkça Sorulan Sorular sayfamızı ziyaret edebilirsiniz.